Você se lembra quando começou a empreender, ainda com muitas ideias na cabeça, com o desafio de definir um modelo de negócio e oferecer o produto/serviço que atenda as necessidades do seu nicho?
Basta pensar um pouquinho para relembrar os obstáculos que foram superados desde que você começou. Com todas essas etapas superadas, o principal desafio é vender.
Certo?
Errado!
Quando tudo está funcionando como deveria, além dos desafios relacionados ao mercado, toda empresa possui o desafio de fazer a gestão financeira.
A gestão financeira é tão importante quanto encontrar a oferta ideal para o público certo.
Isso porque, a lista de locais que já encontraram essa combinação perfeita, com um nicho promissor a ser atendido, mas que precisaram fechar as portas devido à má gestão é grande.
Sendo que muitas vezes, problemas com o giro de caixa, atraso nas contas, multas, taxas e obrigações financeiras acabam se sobressaindo, criando uma verdadeira bola de neve, devido a um desafio compartilhado por vários negócios: o de cobrar os clientes e receber no prazo.
Nesse sentido, realizar a cobrança manual pode até ser possível quando a empresa possui 10 a 20 clientes, mas quando este número cresce, o aumento no número de clientes pode ser tão benéfico quanto caótico.
É nessa hora que contar com um sistema de cobrança automatizado pode fazer toda diferença e transformar para melhor a gestão financeira dos pequenos, médios e grandes negócios.
Se você quer entender como o sistema de cobrança automatizado funciona e se ele é adequado para o tamanho do seu negócio, acompanhe o texto que nós explicamos como saber se está na hora de automatizar a cobrança do seu negócio.
Como funciona o sistema de cobrança automatizado?
O sistema de cobrança automatizado é um sistema que transforma todas as cobranças que antes eram feitas manualmente em cobranças automáticas.
Para que isso ocorra automaticamente, basta que o responsável financeiro utilize o sistema configurando a régua de cobrança, que será responsável por notificar cada cliente antes e após o vencimento de uma conta.
A régua de cobrança é o principal diferencial do sistema de cobrança automatizado em relação ao sistema manual. Por substituir o trabalho de cobrar cada cliente, o sistema economiza tempo e elimina as falhas humanas.
O que é régua de cobrança?
A tecnologia tem facilitado muito a rotina de quem precisa cobrar os clientes que estão ou não em atraso. Isso porque, com ajuda dos canais digitais, as cobranças passam a ser feitas por e-mail, WhatsApp e SMS, canais onde os clientes realmente estão.
O funcionamento da régua de cobrança ocorre dessa maneira:
- As mensagens são configuradas no sistema de acordo com cada canal.
- Através da régua, é determinado quando o cliente receberá as notificações. Por exemplo, 1 ou 2 dias antes do vencimento, um dia após e x dias depois que o prazo de pagamento passou.
- Na régua, é possível alternar entre os canais, de modo que o cliente seja notificado por canais diferentes, em dias e horários que foram previamente configurados.
- Cada novo cliente é incluído na régua de cobrança sempre que uma nova compra é realizada.
Por fim, a régua de cobrança é uma tecnologia inteligente, que automatiza os processos de cobrança para que o financeiro não precise cobrar cada cliente de forma individual e pessoal – outro benefício que falaremos abaixo.
Os principais benefícios do sistema de cobrança automatizado
A tecnologia e os smartphones mudaram completamente a maneira como as pessoas estão se relacionando com as informações.
Os clientes esperam por informações atualizadas e desejam resolver obrigações e pendências de maneira prática até mesmo na hora de realizar pagamentos.
Nesse sentido, a comunicação entre as empresas e os clientes precisa favorecer a experiência, o relacionamento, a gestão financeira, entre outros aspectos importantes para a saúde dos negócios.
Pensando nisso, separamos os principais benefícios do sistema de cobrança automatizado para as empresas:
Redução de custos
O sistema de cobrança automatizado representa a redução de custos em duas frentes principais:
- Primeiro, as cobranças que antes eram geradas através dos bancos passam a ser feitas diretamente nas plataformas, que normalmente cobram apenas a taxa de liquidação do boleto, ao contrário dos bancos, que costumam cobrar por emissão e cancelamento.
- Em segundo lugar, a redução de custos também compreende os custos com pessoal, seja pela redução drástica no número de pessoas necessárias para cobrar, seja pela economia de tempo que será revertida em outras atividades.
Melhora na produtividade e redução de erros nos processos
A melhora na produtividade é uma das vantagens estratégicas utilizadas pelas empresas que adotam um sistema de cobrança automatizado em seus processos.
Isso porque, com a utilização do sistema, a equipe ou o responsável por cobrar os clientes um por um, por telefone ou e-mail, pode investir tempo em outras atividades financeiras.
Ou seja, o sistema de cobrança automatizado representa menos tempo fazendo atividades manuais e mais tempo para pensar em abordagens de negócio.
Além do mais, a cobrança automática aumenta a capacidade da empresa de cobrar mais clientes em menos tempo, aumentando também a chance de receber mais pagamentos.
Outro benefício é que os erros e as falhas nas cobranças são eliminados. Afinal, é natural a ocorrência de falhas humanas em qualquer atividade.
Na cobrança, as falhas significam deixar passar prazos, débitos ficarem em aberto, etc. Desafios que são eliminados com o sistema de cobrança automatizado realizando as cobranças no prazo.
Controle de inadimplentes
Outro benefício do sistema de cobrança automatizado é que, por meio da régua de cobrança, é possível controlar os clientes reincidentes na inadimplência.
Tal informação possibilita que as empresas possam adotar ações a fim de evitar e melhorar esse comportamento, de incentivar o pagamento até o vencimento, além de estabelecer melhores critérios para a liberação ou não de crédito.
Melhorar relacionamento
A cobrança automatizada além de profissionalizar a cobrança nas empresas, auxilia diretamente a melhorar o relacionamento com os clientes.
Isso porque a cobrança manual, feita diretamente por uma pessoa à outra, muitas vezes envolve o constrangimento e o desconforto dos clientes.
Dessa forma, além de eliminar a cobrança de pessoa para pessoa, o sistema de cobrança automatizado elimina o atrito e mantém os clientes como possíveis compradores.
Diversidade nas formas de pagamento
Por fim, o sistema de cobrança automatizado auxilia a diversificar as formas de pagamento, facilitando a vida do cliente.
Isso porque, quando a régua de cobrança é utilizada, a empresa começa a oferecer formas diferentes de pagar o valor em aberto, como boleto enviado por e-mail, link de pagamento no WhatsApp e linha digitável via SMS.
Tudo isso oferece oportunidades diferentes e acessíveis para que o cliente negocie o valor em aberto.
Sistema de cobrança automatizado: uma solução para todas as empresas
O sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta que já faz parte das empresas que estão em busca de evolução nos processos e que enxergam a tecnologia como uma grande aliada.
As principais soluções de gestão de recorrência e pagamentos, como a FaturÁgil, já oferecem junto às demais funcionalidades, ferramentas como a cobrança automatizada integrada a plataforma a fim de facilitar (e muito) a vida do financeiro.
Se essa solução faz sentido para a sua empresa e representa o controle e organização que o seu negócio está precisando para melhorar a gestão financeira, converse com um dos nossos atendentes!
Tenho certeza que você vai ficar aliviado com todas as coisas que podem ser controladas com muito mais facilidade e bem menos esforço do que a sua equipe está empregando agora.
