Enviar boletos de cobrança é uma tarefa recorrente e indispensável em todos os negócios que utilizam essa forma de pagamento. Trata-se de uma atividade onerosa, que exige tempo e atenção de quem a realiza, pois influencia diretamente na saúde financeira da empresa e no relacionamento com os clientes que recebem a cobrança.
Afinal de contas, mesmo que todo serviço ou produto gere um custo, é comum que os compradores esqueçam, atrasem ou se desorganizem na hora de pagar, necessitando que sua empresa refaça as cobranças.
Sendo que nesse processo, é fundamental garantir que os clientes não se sintam constrangidos, nem intimidados ao receber a cobrança ou lembrete de que o vencimento passou ou está perto.
Além do mais, realizar uma cobrança não é exatamente a coisa mais confortável para todos os empreendedores.
Parece um desafio, não é?
Saiba que a sua dificuldade é compartilhada por muitos negócios.
Para ‘agravar’, comunicação por texto, normalmente, não tem um tom de voz muito claro. Sem interagir com a pessoa ao vivo, nem sempre é possível identificar se ela está sendo objetiva ou rude, simpática ou sarcástica.
E você não quer que seus clientes considerem você ou seus atendentes grosseiros, não é?
Por isso, nós elaboramos 3 exemplos de textos para envio de boleto e ainda te explicamos qual é a melhor maneira de fazer cobranças aí no seu negócio.
De bônus, sugerimos algumas estratégias para refinar o seu processo de cobrança e para reduzir as chances dos clientes esquecerem o boleto.
Acompanhe!
Como acertar no texto para envio de boleto por email
Antes de disponibilizar os modelos para que você apenas copie e cole, fazendo pequenas alterações de nomes e valores, é importante ter em mente essas orientações para que você não erre diante da necessidade de fazer personalizações maiores.
Então sempre tenha essas 5 coisas em mente:
- Seja educado e utilize a gentileza para melhorar o tom da cobrança.
- Trate o cliente com o respeito que você gostaria de ser tratado se estivesse no lugar dele.
- Mantenha a seriedade. Ser gentil não é ser informal.
- Ofereça opções de pagamento variadas (boleto, pix, link de pagamento) e esteja aberto a negociar.
- Utilize a tecnologia para simplificar e otimizar os processos de cobrança.
Com estas orientações, vamos para a parte prática.
3 exemplos de texto para envio de boletos por email
Exemplo de texto para envio de boleto a vencer
Olá, [fulano de tal]. Tudo bem?
O boleto referente a compra do [produto/serviço], no valor de R$ XX,XX vence amanhã.
Evite multas por atraso realizando pagamento em qualquer banco, na lotérica, nos canais digitais do seu banco (internet banking) ou app de pagamento.
O processamento dos pagamentos pode levar até X dias úteis. Se você já realizou o pagamento do boleto, desconsidere este e-mail.
[nome do atendente]
[empresa]
[telefone]
[whatsapp]
Exemplo de texto para envio de boleto vencido
Olá, [fulano de tal]. Tudo bem?
Não detectamos em nosso sistema o pagamento do boleto no valor de R$ XX,XX, referente a compra realizada em nossa loja no dia XX/XX/XXXX.
Caso precise, o boleto está em anexo, no fim deste e-mail, sendo que o atraso gera multa automática de x% por dia de atraso.
Você pode realizar o pagamento em qualquer banco, na lotérica, nos canais digitais do seu banco (internet banking) ou app de pagamento.
O atraso no pagamento pode prejudicar a continuidade na prestação dos serviços.
Se você precisar, responda este e-mail para negociar com um dos nossos atendentes.
O processamento do pagamento pode levar até X dias úteis. Se você realizou o pagamento do boleto até a data de vencimento, desconsidere este e-mail.
Estamos à disposição para esclarecer dúvidas.
[nome do atendente]
[empresa]
[telefone]
[whatsapp]
Exemplo de texto para envio de lembrete de boleto no WhatsApp
Olá, [fulano de tal]. Tudo bem?
Para realizar o pagamento do boleto no valor de R$ XX,XX, com vencimento em XX/XX, utilize o código a seguir: [código do boleto].
Basta copiar e colar na linha digitável diretamente no internet banking do seu banco ou no app de pagamentos que você utiliza.
Você também pode pagar o boleto diretamente no banco ou na lotérica.
O processamento dos pagamentos pode levar até X dias úteis. Se você realizou o pagamento do boleto até a data de vencimento, desconsidere este e-mail.
Estou à disposição!
Qual a melhor maneira de fazer cobrança?
Além de todos os detalhes que envolvem a cobrança, o relacionamento com o cliente, o controle das entradas e atrasos, etc., a emissão de boletos também envolve a parte burocrática de registro, sendo de responsabilidade do financeiro ou do empreendedor fazer este processo e garantir que nenhum boleto seja enviado sem registro – o que impediria o pagamento por parte do cliente.
No entanto, plataformas como a FaturÁgil possibilitam automatizar esse processo, fazer a gestão dos pagamentos e colocar o envio das cobranças por e-mail no piloto automático, auxiliando a criar lembretes antes, no dia e após o vencimento.
Atualmente, todos os boletos emitidos precisam ser registrados na Federação Brasileira de Bancos (Febraban), sendo que a FaturÁgil já faz esse papel e realiza a conciliação dos boletos junto ao banco. Assim, nenhum boleto é enviado sem registro.
Graças às plataformas como a FaturÁgil, é possível fazer o acompanhamento do envio, fazer a previsão das contas a receber e configurar uma frequência de envios e notificações por email.
Além de centralizar todo o processo de cobrança e integrar junto com a gestão das finanças, o sistema fica responsável por avisar se ocorreram atrasos e se o pagamento foi efetuado, a fim de liberar o produto ou serviço .
Estabelecendo uma frequência ideal de cobrança
A fim de evitar atrasos que prejudicam o fluxo de caixa da sua empresa, separamos algumas dicas que vão facilitar o seu trabalho e do seu financeiro:
- Estabeleça um padrão de cobranças que será aplicado a todos os clientes. Por exemplo: mensagem de aviso 2 dias antes do vencimento, lembrete no dia do vencimento e envio de e-mail um dia após o vencimento.
- Se o pagamento continuar atrasado, crie mensagens personalizadas incentivando a negociação com um atendente.
- Ofereça opções de pagamento diversificadas para os clientes.
Por fim, para ter sucesso no envio de boleto para cobrança e garantir que seus clientes paguem sem atrasos, é necessário criar mensagens claras, objetivas e que ao mesmo tempo demonstram respeito.
Afinal, você quer voltar a negociar com ele, não é mesmo?
Estabelecer padrões de texto para envio de boleto, criar uma estratégia de envio e organizar o seu financeiro para ter controle total sobre os títulos à receber vai ser fundamental para sua empresa prosperar.
A FaturÁgil possui uma solução completa para empresas de todos os tamanhos, que possibilita que você realize a contratação dos serviços de acordo com o volume de clientes que você possui.
Assim, você paga somente pelo que usar e ainda tem a oportunidade de utilizar uma ferramenta que automatiza os processos e que permite que sua empresa cresça de maneira saudável, sem surpresas e prejuízos financeiros.
