É normal que os donos de negócios tenham dificuldades para fazer a gestão de áreas que não estão diretamente ligadas à atividade principal da empresa.
Por exemplo, o proprietário de um café provavelmente entende tudo sobre café e tem algum nível de conhecimento sobre confeitaria, mas ele vai saber pouco ou quase nada sobre gestão financeira.
E isso é 100% compreensível.
No entanto, a gestão financeira dos negócios (ou a falta dela) é um dos principais motivos pelos quais as empresas fecham no Brasil, segundo o Sebrae.
A falta de expertise na área financeira impede que os empreendedores tenham uma visão estratégica dos negócios e, ainda pior, faz com que eles tenham dificuldades para lidar com emissão de notas, boletos, documentos, cobranças recorrentes, contas a pagar e receber.
Com orçamento apertado, contratar um profissional ou um escritório de contabilidade, normalmente, não é uma opção. É nesta hora é que o BPO financeiro pode ser a escolha mais recomendada para que a empresa não enfrente complicações financeiras.
O que é BPO financeiro?
BPO é uma sigla para Business Process Outsourcing, que traduzindo significa Terceirização dos Processos de Negócio. O termo dá nome à prática de terceirizar os setores de uma empresa que não estão relacionadas à atividade principal.
Desta maneira, o BPO financeiro é a terceirização da gestão financeira dos negócios.
Fazem parte da terceirização financeira atividades como:
Gestão do fluxo de caixa
Esse é um dos serviços primordiais do BPO financeiro.
A gestão do fluxo de caixa realiza o acompanhamento minucioso das entradas e saídas diárias, semanais e mensais, identificando falhas financeiras e soluções para superá-las.
A partir das informações sobre o desempenho financeiro do negócio, a gestão de fluxo de caixa feita pelo BPO permite fazer projeções e identificar oportunidades que não seriam visualizadas por uma gestão amadora.
Cabe a gestão de fluxo de caixa fazer alertas sobre a viabilidade econômica do negócio e sobre riscos de crédito.
Gestão de contas a pagar e a receber
Fica sob responsabilidade do BPO financeiro cuidar das contas, fazendo o agendamento e registros, bem como pagamentos no internet banking para o cliente autorizar.
Ele tem a tarefa também de lançar os próximos recebimentos, emitir boletos bancários e notas fiscais.
A partir dos relatórios e dos dados dos principais KPIs e indicadores financeiros, o BPO financeiro também auxilia na tomada de decisão, e soluciona pagamentos em atrasos e inadimplências.
Conciliação e geração de relatórios
A atividade de conciliação bancária tem responsabilidade de garantir que os saldos e a conta bancária da empresa estejam em sincronia, ou seja, que não apresentem valores diferentes.
Nesse sentido, o BPO financeiro tem um importante papel de evitar possíveis fraudes e de oferecer segurança, fazendo uma espécie de compliance financeiro.
Análise de crédito
Na análise de crédito, o BPO financeiro avalia o histórico de crédito da empresa e a capacidade de pagamento de acordo com o indicado pelo NCG (Necessidade de Capital de Giro), além de auxiliar a monitorar a reputação. Dessa forma, oferece mais segurança financeira.
Gestão de documentos
Quando a gestão de documentos fica sob responsabilidade do BPO financeiro, a empresa terceirizada deve fazer a auditoria e arquivamento de todos os documentos financeiros da empresa, inclusive, no âmbito digital, seguindo as recomendações da Lei Geral de Proteção de Dados.
Com o BPO financeiro, todas essas atividades passam a ser gerenciadas externamente, de modo que além de fazer a gestão, a empresa terceirizada responsável pelo BPO financeiro também vai fornecer informações importantes para a tomada de decisão.
Além disso, o BPO financeiro também é uma ótima opção para empresas que ainda fazem o controle financeiro de maneira manual, em planilhas, por exemplo.
A automação e otimização proporcionada pelo BPO financeiro é um dos fatores que vão auxiliar a melhorar os resultados.
Mas por que terceirizar o financeiro?
O primeiro fator normalmente está relacionado a ausência de um profissional ou equipe interna que possa se dedicar por completo à área financeira.
Em segundo, está o fato que, normalmente, na fase inicial da empresa, um dos sócios (se houver) fica responsável pela gestão financeira, sendo que muitas vezes ele não tem experiência com finanças, tempo suficiente ou até interesse na área.
Outro fator agravante é quando a empresa começa a crescer, mas a gestão financeira não consegue acompanhar o ritmo, seja pela inexperiência dos responsáveis que assumiram a tarefa, seja por falta de tempo para colocar a dedicação necessária.
Sendo que este último fator influencia diretamente na leitura dos resultados e nas projeções futuras.
Como consequência, a empresa pode enfrentar problemas graves como falta de informação sobre a saúde financeira do negócio, erros frequentes nas movimentações financeiras e nos registros, multas por atrasos nos pagamentos e até penalizações por descumprimento de leis até então desconhecidas pela equipe.
Benefícios de contratar o BPO financeiro
Logo de cara, o principal benefício é que os profissionais fazem uma revisão das finanças e colocam as obrigações em dia – o que às vezes pode trazer surpresas desagradáveis, mas que evitam grandes dores de cabeça no futuro.
Além disso, o BPO financeiro auxilia na tomada de decisão sugerindo quais recursos podem ser alocados em cada setor e em potenciais investimentos para o futuro.
Conheça outros benefícios do BPO financeiro:
- A empresa pode focar na operação/core business
- O empenho da equipe é destinado a estratégia e alcance de metas
- Foco total nas vendas e novos negócios
- A empresa pode priorizar atenção ao cliente
- Mais segurança financeira
- Maior previsibilidade
- Ter especialistas à disposição
- Acesso rápido a informações importantes na tomada de decisões
- Clareza sobre as contas e movimentações
- Gestão de documentos
- Redução no custo de encargos trabalhistas
Quanto custa o serviço de BPO financeiro?
Como os serviços de BPO financeiro são adaptados conforme a necessidade de cada empresa, o valor tende a variar, sendo que muitas empresas terceirizadas que prestam este serviço já possuem planos de acordo com o tamanho, número de funcionários e demanda dos pequenos, médios e grandes negócios.
Qual a diferença entre BPO financeiro, assessoria contábil e consultoria?
A dúvida entre as diferenças desses serviços é comum, sobretudo porque eles dizem respeito a níveis diferentes de envolvimento da empresa terceirizada que será contratada.
No entanto, é bastante simples entender quais as diferenças destes três serviços:
BPO financeiro
Como explicamos no texto, o BPO financeiro consiste em terceirizar as tarefas e processos financeiros, por meio do contrato de funções específicas escolhidas a partir da necessidade da empresa.
Assessoria contábil
A assessoria consiste no auxílio técnico que é prestado por um profissional durante o desenvolvimento até o fim de um projeto, sendo que neste formato, é necessário que a empresa possua uma equipe interna que dará continuidade aos apontamentos realizados pelo assessor.
Consultoria
A consultoria, por sua vez, é um serviço de aconselhamento sobre as melhores decisões a serem tomadas a partir da análise de aspectos financeiros. O profissional, no entanto, não chega a se envolver na parte prática.
Por fim, o BPO financeiro representa uma escolha necessária e inteligente para empresas que não possuem profissionais qualificados, nem orçamento para contratar uma equipe interna.
Ter um BPO financeiro desde a fase inicial das empresas garante que o crescimento ocorra de maneira saudável, sem que falhas no meio do caminho acabem prejudicando essa evolução.
E o mesmo serve para empresas maduras, que a partir dos serviços de BPO, podem identificar erros que precisam ser melhorados, possibilitando alcançar novas metas e resultados.
