Cada vez mais presente no dia a dia das pessoas jurídicas e físicas, o certificado digital é uma verdadeira mão na roda: uma solução que traz mais eficiência e agilidade aos processos burocráticos que envolvem assinatura de documentos, reconhecimento em cartório, etc.
Ele garante que os avanços da tecnologia e as facilidades proporcionadas pela conexão de alta velocidade possam ser utilizados também para transações que envolvem documentos oficiais.
Se você ainda não sabe bem como funciona o certificado digital e como obter um para a sua empresa, acompanhe o artigo. Explicamos tudo o que você precisa saber para começar a utilizar essa tecnologia na sua empresa!
O que é certificado digital?
O certificado digital é um documento eletrônico que serve para dar autenticidade e segurança para as operações feitas de maneira online.
Através dele, é possível realizar diversas ações de maneira online, como acessar serviços da Receita Federal, assinar documentos e até mesmo abrir uma empresa.
Por funcionar como a identidade digital de uma pessoa jurídica, no certificado digital constam informações como nome, o número conhecido por chave e demais dados que identificam a empresa nos sistemas de gestão e na Receita Federal.
De forma resumida, ele pode ser utilizado para autenticação, identificação e assinatura de documentos de empresas de todos os segmentos.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital serve para trazer mais agilidade para a rotina das empresas, possibilitando que muitas tarefas que só podiam ser realizadas presencialmente em cartório sejam feitas de maneira online.
Dessa maneira, a cada uso do certificado digital é gerado uma assinatura digital que tem a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita.
Com o certificado digital podem ser feitas atividades como:
- Reconhecimento de firma
- Transações bancárias
- Assinatura e envio de documentos pela internet
- Validação de NF-e e NFS-e
- Validação de transporte eletrônico (CT-e)
- Manifesto eletrônico de documentos fiscais
- Login em ambientes virtuais com segurança
▸ Leia também: Régua de cobrança: como a cobrança automática pode dar fôlego para a sua empresa crescer
Quais empresas precisam de certificado digital?
Nem todas as empresas são obrigadas a ter um certificado digital, mas é claro que muitas podem optar por essa opção a fim de facilitar transações online.
As empresas inscritas na modalidade Lucro Presumido e Lucro Real são aquelas que são obrigadas a ter um certificado digital.
Por outro lado, as do Simples Nacional são obrigadas a ter certificado digital somente se tiverem mais do que 5 funcionários, sendo necessário para prestar informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias no eSocial e pela GFIP.
Ao escolher uma Autoridade Certificadora para obter um certificado digital, você deve escolher qual o melhor certificado para as funções que você vai desempenhar, sendo as opções o Certificado Digital A1 e o Certificado A3.
O que é certificado digital A1?
Existe mais de uma opção de certificado digital. Por isso, é natural ter dúvida na hora de escolher uma opção para utilizar na sua empresa.
O certificado digital A1 é um documento eletrônico que é instalado diretamente no computador. Por ser um arquivo que é instalado, ele não depende de tokens ou dispositivos como cartões para ser utilizado.
Com a senha de acesso digitada apenas uma vez após a instalação, não é mais necessário utilizá-la para realizar as emissões.
Outra facilidade do certificado digital A1 é que ele pode ser utilizado em diferentes plataformas, como notebook, smartphones e tablets, sendo necessário apenas um para a matriz e filiais.
O certificado digital A1 é ideal para empresas que só emitem NF-e. Mas caso o seu negócio tenha necessidade de enviar outros tipos de documento, será necessário outro tipo de certificado digital: o A3.
Qual a diferença do certificado digital A1 e A3?
A principal diferença do certificado A3 é que ele é armazenado em um cartão ou token, o que significa que ele só pode ser utilizado em um dispositivo por vez.
Da mesma maneira que o certificado A1, o certificado digital A3 também precisa de uma senha de acesso. No entanto, ela precisa ser informada todos os dias.
Se for necessário utilizar o certificado digital A3 em um dispositivo diferente do que foi preparado inicialmente, é necessário levar o cartão ou token e realizar uma nova configuração no novo dispositivo.
A exceção é quando a empresa utiliza HSM (Hardware Security Module), que garante acesso compartilhado pela rede.
▸ Leia também: Como emitir nota fiscal eletrônica de forma automática
Quando implementar o certificado digital A1 ou A3 na minha empresa
Com a digitalização, é cada vez maior o número de instituições que disponibilizam a opção ou exigem o uso de certificado digital para realizar transações e validações.
Dessa forma, mais do que se perguntar quando é necessário implementar o certificado digital, as empresas devem analisar entre as opções, A1 e A3 qual é a que mais se adequa a realidade e necessidade do dia a dia.
No Brasil, o setor de Certificação Digital é regulamentado pelo Comitê da ICP e pelo Instituto Nacional da Tecnologia da Informação, sendo que este último tem a responsabilidade de emitir, renovar e revogar os Certificados Digitais por meio das Autoridades Certificadoras.
A lista completa de Autoridades Certificadoras pode ser acessada no site do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação.
