A emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e) é uma atividade indispensável para as empresas.
Mas o fato de ser uma obrigação fiscal necessária para recolher impostos e não se enroscar com o governo não torna a emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e) uma atividade simples ou rápida de ser realizada.
Nas micro e pequenas empresas, a emissão de Notas Fiscais de Serviço pode ser ainda mais onerosa, já que normalmente é uma tarefa acumulada pelo empreendedor que investe horas nessa tarefa dependendo da quantidade de clientes.
Por ser uma tarefa que deve ser realizada individualmente para cada cliente, realizá-la de forma manual pode comprometer a operação de um negócio, roubando tempo de áreas que precisam de mais dedicação.
Pensando nisso, esclarecemos como emitir Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e) do jeito mais fácil e rápido, sem passar horas no site da prefeitura e salvando tempo para se dedicar às estratégias que realmente importam.
Para que serve a nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e)?
A NFS-e é a nota fiscal que registra a prestação de serviços. Ela substitui a nota de blocos de Declaração de Serviços e está relacionada à cobrança de ISS (Imposto Sobre Serviço).
Um detalhe importante é que a NFS-e tem impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura, por isso, pode variar.
A nota fiscal eletrônica substitui o modelo tradicional de papel, serve para o governo recolher ISS (Imposto Sobre Serviços) e garante que as empresas façam a gestão de NFS-e de maneira mais prática e com maior controle.
Todas as empresas – com exceção dos MEIs quando não vendem para pessoa jurídica -, são obrigadas a emitir nota fiscal em cada transação.
Além da regularização perante a lei, a emissão de nota fiscal eletrônica representa dois benefícios para as empresas:
- É uma forma eficiente de controle de vendas realizadas
- É uma fonte de consulta para saber quanto faturou e quanto pagou de tributos
- É fundamental para ter faturamento fiscal e comprovar ao banco para obter empréstimos e financiamentos
- O recolhimento fiscal é um requisito para receber investimentos
Para os clientes, a nota fiscal eletrônica de serviço serve para ter garantia, realizar devoluções e para ter um comprovante de compra, além de servir como um atestado de profissionalismo, que melhora a reputação do negócio.
Quais empresas precisam emitir nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e)?
Para saber se a sua empresa é obrigada a emitir nota fiscal eletrônica, basta acessar o Portal NF-e da Receita Federal.
E no caso das empresas de serviço, para as quais este artigo é recomendado, o acesso pode ser feito no portal da Secretaria da Fazenda do município.
No entanto, mesmo que a sua empresa não seja obrigada, recomendamos a adesão da NFS-e como forma de melhorar a gestão de faturamento e porque a nota fiscal em papel está em processo de extinção no país.
No estado de São Paulo, por exemplo, os talões de nota fiscal não são mais válidos desde 2018.
Entenda as diferenças das notas fiscais eletrônicas para cada tipo de empresa
NF-e: Nota fiscal eletrônica
Destinada às empresas do comércio, a NF-e substitui as notas fiscais de modelos 1 e A1. Sua emissão é obrigatória para a venda de qualquer produto que precise pagar ICMS.
NFS-e: Nota fiscal de serviços eletrônica
A NFS-e é a nota fiscal que registra a prestação de serviços. Ela substitui a nota de blocos de Declaração de Serviços e está relacionada à cobrança de ISS (Imposto Sobre Serviço).
Um detalhe importante é que a NFS-e tem impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura, por isso, pode variar.
NFC-e: Nota fiscal do consumidor eletrônica
A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é utilizada para registrar a venda direta ao consumidor final no varejo. Para os varejistas, ela ajuda a aprimorar o controle fiscal. Foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2.
CT-e: Conhecimento de transporte eletrônico
A nota fiscal CT-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico é utilizada para registrar as operações de transporte rodoviário de carga, reduzindo as chances de divergência nas notas e nos produtos que são transportados por cada veículo. A CT-e foi criada para substituir diversos documentos fiscais, sendo os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
Como emitir nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e): passo a passo completo
Solicite ao contador as seguintes informações:
- Inscrição municipal
- CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica)
- Código de tributação do município
- RPS (número provisório de serviços)
- % do ISS a ser recolhido
- Se o prestador deve reter ISS na fonte
- Regime tributário: MEI, simples nacional, lucro presumido, lucro real
No caso de empreendedores que estão iniciando o processo de abertura do MEI, no caso da NFS-e, é necessário realizar o cadastro na Prefeitura do município para dar seguimento a abertura e obter os demais dados.
Na maioria dos casos, o cadastro pode ser iniciado online e finalizado na instituição responsável. Mas a legislação varia de acordo com cada cidade ou estado, por isso, consulte as próprias instituições ou o seu contador para saber como proceder.
Depois de finalizar esse processo e obter a autorização municipal para emitir nota fiscal eletrônica de serviço, você receberá um login e senha para acessar diretamente o sistema de geração de notas do município ou estado.
E é neste sistema onde a rotina pode ficar complicada e pouco produtiva, devido às plataformas pouco amigáveis, que exigem o preenchimento manual e individual de cada NFS-e emitida.
Como utilizar a NFS-e para obter benefícios fiscais
Você já deve ter ouvido falar sobre os benefícios fiscais de tributação, mas você sabe como obter?
Fique tranquilo, muitos empreendedores já ouviram falar, mas na verdade são poucas as empresas que sabem como os benefícios fiscais funcionam e como obtê-los.
Um benefício fiscal consiste em um regime especial de tributação, que tem o objetivo de incentivar o desenvolvimento de algum setor ou atividade econômica.
Eles são criados pela administração pública, normalmente em nível municipal e oferecem vantagens como:
- Isenção ou compensação de impostos
- Descontos
A obtenção e o tipo de incentivo, bem como as atividades econômicas que podem se beneficiar variam conforme a lei de cada cidade, por isso, é importante consultar a legislação do município onde você emite.
Alguns exemplos de incentivos são:
Curitiba, Paraná
Por meio do Programa Tecnoparque, o município reduz de 5% para 2% a alíquota do Imposto sobre Serviços a ser recolhido pela empresa que satisfizer as exigências legais e tiver seu Projeto de Pesquisa e Inovação (PPI) aprovado no Comitê de Fomento (COFOM) junto ao programa.
Goiânia, Goiás
Por meio do programa Goiânia Digital, o prestador enquadrado no Programa Estação Digital de Goiânia, pode obter a redução de 60% do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (através de desconto na base de cálculo), quando da implantação de indústria de software. Para ver mais, acesse a Lei Complementar n° 8.402/2006.
Toledo, Paraná
De acordo com a Lei nº 1.931/2006, empreendimentos do setor de tecnologia, inovação e pesquisa científica pagam apenas 2% sobre a receita bruta oriunda da inovação do Imposto sobre Serviços (ISS).
Além disso, a Lei “R” nº 75/2019 estabeleceu os incentivos do município voltados à inovação e à pesquisa científica no ambiente produtivo, além de criar o Sistema Municipal de Ciência, de Tecnologia e de Inovação (SMCTI) e um novo projeto de autoria do Executivo (nº 78/2021), que institui o Programa de Apoio ao Desenvolvimento e lnovação de Toledo.
Empresas que podem se beneficiar
Somente as empresas cuja tributação é recolhida pelo município podem se beneficiar dos incentivos fiscais.
Na prática, o Simples Federal é uma alíquota única, recolhida pela Receita Federal, de modo que não é possível que o município ofereça o desconto para este regime, que deve seguir a lei federal.
Nos casos de empresas no regime presumido ou real, em que o recolhimento do ISS é feito pelo município, a tributação é feita seguindo a alíquota do município, que permite o benefício.
Descubra se a sua empresa pode se beneficiar
O cálculo utilizado para saber a faixa de tributação de uma empresa optante do Simples Nacional é chamado de Fator R, um velho conhecido dos contadores.
A partir do Fator R, é possível saber se a empresa pode se beneficiar ou não de menores tributos.
Preciso ter certificado digital para emitir NFS-e?
O certificado digital serve para trazer mais segurança para as operações feitas de maneira online, mas não é obrigatório para as empresas que prestam serviço.
Eles são emitidos pelas Autoridades Certificadoras, conhecidas como Autoridade de Registro (AR).
As ARs ficam responsáveis pelo processo de conferência das informações dos solicitantes para, em seguida, realizar a emissão do Certificado Digital.
Na prática, a Autoridade de Registro pode ser escritórios de contabilidade, sindicatos, associações comerciais, sendo que muitas já realizam a emissão do certificado de maneira online, por videoconferência.
Como emitir nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) de forma rápida e sem dor de cabeça?
A única maneira de emitir nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) de maneira rápida, sem precisar passar repetidas vezes pelo portal do Município ou Secretaria da Fazenda do Estado é utilizando sistemas integrados a estes portais.
É o caso da FaturÁgil, que facilita a vida de diversos empreendedores através da emissão automatizada de NFS-e, que pode ser realizada com apenas alguns cliques, diretamente na plataforma da FaturÁgil.
Dessa maneira, para emitir notas automáticas ou recorrentes, sem precisar preencher manualmente a cada nota emitida, é necessário ter um sistema de gestão integrado ao webservice de emissão de notas da prefeitura.
Uma realidade que não pertence apenas às grandes empresas, graças aos planos da FaturÁgil pensados para negócios de todos os tamanhos – sendo possível personalizar de acordo com a quantidade de NFS-e emitidas por mês.
Isso é possível porque a FaturÁgil se integra ao portal do seu município e dessa maneira, você ou o responsável financeiro não precisa enfrentar os desafios de um sistema que é pouco intuitivo e atrasa todo o trabalho.
Em caso de dúvidas, você pode chamar o time de suporte da FaturÁgil, que vai te auxiliar na emissão de nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e).
Para completar, no fim do mês você ainda consegue visualizar relatórios detalhados sobre a emissão e faturamento, informação que não está disponível no portal das prefeituras.
Além de todos esses motivos, utilizar um sistema que automatiza todo o processo de emissão de NFS-e representa a evolução e a profissionalização da prestação de serviço!
Os clientes da FaturÁgil reduzem em até 95% o tempo empregado na emissão de notas fiscais eletrônicas de serviço.
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