Abrir um escritório de contabilidade é uma vontade que acompanha muitos profissionais, desde a faculdade até aqueles que já atuam em escritórios ou que trabalham de maneira autônoma.
Para intensificar ainda mais esse desejo, a abertura de empresas é uma atividade que faz parte da rotina dos contadores. Ou seja, eles já sabem fazer isso até de olhos fechados.
Mas os conhecimentos técnicos e práticos da área, apesar de absolutamente necessários, não são suficientes para abrir um escritório de contabilidade. Há outros fatores igualmente importantes sem os quais nenhum negócio é capaz de sobreviver.
É claro, nenhuma empresa vai longe sem a parte contábil.
Da mesma maneira, sem noções de empreendedorismo, gestão e marketing nenhuma empresa vai prosperar, mesmo com a contabilidade em dia.
Por isso, reunimos aqui todas as informações sobre como abrir um escritório de contabilidade. Organizamos e explicamos neste artigo os conhecimentos que você vai precisar combinar para abrir seu próprio escritório.
Então, vamos à primeira pergunta:
Quem pode abrir um escritório de contabilidade?
Para abrir um escritório de contabilidade e exercer a atividade de contador, é necessário ser técnico ou bacharel em ciências contábeis e estar de acordo com a legislação brasileira para exercício da profissão.
Dessa maneira, é obrigatório possuir o registro do CRC (Conselho Regional de Contabilidade), sendo que exercer a atividade de contador sem o registro é considerado crime de acordo com a lei nº 9.295/46, Art. 12.
O segundo passo é atender às exigências municipais.
Enquanto para os contadores que trabalham como autônomos, de maneira geral, é necessário apenas solicitar o alvará junto à prefeitura, para escritórios que atuam como pessoa jurídica as exigências são maiores.
Dessa maneira, considere os seguintes requisitos:
- Elaborar um contrato social.
- Realizar o registro na Junta Comercial, na Secretaria da Receita Federal e possuir o alvará de funcionamento municipal.
- Possuir o alvará de funcionamento do CRC da pessoa jurídica.
- Por fim, é necessário se filiar ao Sescon (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis).
SUGESTÃO
Ao iniciar este processo, procure também os sindicatos e o Conselho Regional de Contabilidade, pois são instituições que podem oferecer apoio e orientações de acordo com as suas necessidades. Isso também vai auxiliar seu escritório a começar a se integrar com as atividades do setor que são realizadas na cidade.
Quais são os serviços prestados por um escritório contábil?
A contabilidade é uma atividade que está presente em todo o ciclo de vida de qualquer negócio: na abertura, durante as atividades diárias e até mesmo quando as atividades de uma empresa precisam ser encerradas.
A contabilidade não é uma atividade obrigatória para os MEIs, sobretudo pelas implicações fiscais e burocráticas serem bem menores. No entanto, de acordo com o tamanho e com a atividade final do MEI, contar com o auxílio e orientação de um escritório ou plataforma de contabilidade pode ser uma questão financeiramente estratégica para evitar tributos.
Dessa maneira, sabendo que a contabilidade está presente no dia a dia das empresas de todos os portes, inclusive podendo fazer parte da rotina dos MEIs, veja quais são as atividades realizadas por um escritório de contabilidade:
Abertura de empresa
O processo de abertura de uma empresa é, sem dúvida, uma atividade que envolve bastante burocracia, principalmente da ótica de quem não realiza essa atividade sempre.
Dessa maneira, o trabalho dos contadores é realizado para facilitar muito este processo, garantindo com que os negócios estejam de acordo com leis municipais, estaduais e federais.
Os contadores podem ficar responsáveis por acompanhar os empreendedores e direcionar toda a abertura da empresa, tornando tudo mais prático e objetivo, sem deixar nenhum registro e documentação para trás.
Cabe também aos profissionais auxiliar na definição dos códigos de Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), na definição do porte da empresa e na escolha da natureza jurídica – especificações às quais as pessoas normalmente não estão acostumadas.
Nos quesitos mais técnicos, é de responsabilidade do contador selecionar o regime tributário e verificar as alíquotas de imposto que a empresa deve se submeter.
Tudo isso garante que o empreendedor esteja dentro da lei e se enquadre nas opções mais vantajosas para a atividade realizada.
Assessoria para planejamento tributário
A assessoria para planejamento tributário é uma atividade bastante estratégica para ser oferecida a muitas empresas e, normalmente, é realizada por contadores e escritórios de confiança.
O trabalho de assessoria para planejamento tributário consiste em estudar a legislação tributária e identificar onde é possível reduzir a carga de impostos, mas sem deixar de cumprir a legislação.
Ou seja, esta prática vai variar de empresa para empresa, conforme a atividade realizada.
Esse trabalho, no entanto, não é realizado por todos os contadores. Ele deve ser realizado por contadores especializados na área para que a legislação seja interpretada da maneira correta e não prejudique o negócio.
Assessoria para gestão financeira
O serviço de contabilidade pode contribuir de maneira estratégica para a gestão financeira das empresas fornecendo informações e orientações que são determinantes na tomada de decisão.
São informações que normalmente passariam despercebidas, seja pela falta de tempo em analisar dados ou pela falta de conhecimento técnico dos donos para interpretar os números de maneira estratégica.
Por isso, a contribuição da assessoria para gestão financeira pode ser muito importante para a saúde financeira de qualquer empresa, sobretudo para aquelas em que o proprietário ou sócios não possuem muito conhecimento da área.
Assessoria trabalhista
As obrigações trabalhistas que precisam ser realizadas mensalmente, incluindo pagamentos que devem ser calculados rigorosamente, também podem e são recomendados que sejam de responsabilidade de um contador.
Sendo que esta é uma das atividades que auxilia as empresas a não terem complicações jurídicas.
Na assessoria trabalhista estão incluídas atividades como:
- Cálculo do recibo do proprietário ou pró-labore dos sócios.
- A emissão das guias do INSS, FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte.
- Processos de admissão e demissão.
- Folha de pagamento, 13० salário e férias.
- Preencher o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Escrituração contábil e tributária
A escrituração contábil é uma das principais obrigações da contabilidade, sendo que está tarefa não é considerada um tipo de assessoria. É uma obrigação legal que deve ser realizada pelas empresas.
À contabilidade, cabe o preenchimento dos demonstrativos e outros documentos de controle, o registro das movimentações financeiras e outras atividades que devem ser registradas nos livros fiscais da empresa, sendo:
- Balanço patrimonial.
- Registro de apuração dos impostos.
- DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício).
- Conciliação bancária.
- Entre outros.
É de responsabilidade da contabilidade também a emissão das guias de impostos, como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) e ISS (Imposto Sobre Serviços), sendo que algumas obrigação não são válidas para todos tipos de empresa, cabendo ao contador identificar e cumprir a lei que regulamenta a atividade exercida pela empresa em questão.
Emissão de certidões negativas de débitos
As certidões negativas de débitos servem como comprovantes de que a empresa não possui débitos fiscais e tributários. Elas são solicitadas por muitas instituições como bancos na hora de aceitar pedidos de empréstimos ou ofertas de fornecedores.
Cabe ao contador requerer estes comprovantes e identificar entre os modelos disponíveis quais são indicados em cada situação.
Entrega das obrigações acessórias
A quantidade de documentos que muitos negócios precisam emitir e de registros mensais necessários é capaz de deixar muitos empreendedores assustados – e exige um tempo que muitos donos de negócio não têm.
Nesse sentido, o contador também é responsável por outras obrigações, conhecidas como obrigações acessórias, que são fundamentais para manter a empresa em dia com as leis municipais, estaduais e federais. São eles:
- Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
- Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF).
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) — para optantes do Simples Nacional.
- Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) — optantes do Lucro Presumido, Lucro Real e, em alguns casos, também o Simples Nacional.
Entre outros registros que, quando deixados para trás ou acumulados, podem gerar multas, irregularidades e gerar complicações burocráticas para a empresa.
Estes documentos não são exigidos para todas as empresas, sendo que a obrigatoriedade será identificada pelo contador, que vai preencher, registrar, emitir e encaminhar aos órgãos reguladores.
Encerramento de empresa
Como já adiantamos, a contabilidade é uma das únicas atividades realizadas numa empresa que vai estar presente em todos os ciclos de vida de qualquer negócio, inclusive, quando o mesmo chega ao fim.
Para encerrar uma empresa, não basta fechar as portas, deixar de prestar serviço ou encerrar a produção de um produto.
Existem ações e etapas que devem ser cumpridas junto às instituições, sendo dever do contador encerrar esses processos sem deixar pendências para trás.
Muitas vezes, a atuação do contador auxilia até mesmo a deixar o processo menos custoso, fator importante diante da realidade delicada que normalmente envolve o fechamento de uma empresa.
A atividade dos contadores tem importante papel em todas as etapas de vida de qualquer negócio. Sendo que a tecnologia trouxe mudanças decisivas para os escritórios de contabilidade que, agora, podem atuar não somente com atendimento físico, mas prestando atendimento 100% online.
Mas quais são as diferenças do escritório físico e online?
Qual delas é mais vantajosa?
Vamos entender por partes todos os detalhes dessas diferenças.
Como montar um escritório de contabilidade?
O primeiro passo para montar um escritório de contabilidade é identificar qual o seu principal objetivo. E não, o objetivo não é abrir um escritório de contabilidade – não com uma definição tão simples.
Responder a algumas perguntas vai ajudar a entender melhor qual o seu verdadeiro objetivo. Por isso, comece se questionando:
Quais atividades contábeis você vai realizar?
Assim como é no direito, a contabilidade possui diferentes áreas de especialização.
Se por um lado pode ser estratégico oferecer atendimento em todas as áreas, montando uma equipe com diversos profissionais especializados, também pode fazer parte da estratégia focar em apenas algumas áreas, com profissionais inteiramente focados naquela esfera, o que atesta ainda mais experiência para a equipe.
Dessa maneira, observe quais das duas estratégias faz mais sentido para o seu negócio.
Qual vai ser o segmento do escritório?
Por consequência, a definição das atividades que o escritório da contabilidade vai realizar vai auxiliar a selecionar o segmento de atuação.
Por exemplo, um escritório de contabilidade focado na consultoria financeira pode segmentar as atividades na área de comércio exterior, finanças e análise financeira, consultoria internacional, entre outros.
Qual o público-alvo destas atividades?
Com base nas atividades e na segmentação, você vai começar a definir ou entender qual é o público-alvo do escritório de contabilidade. Se o foco será nas empresas de grande porte, você terá um tipo de público diferente das empresas pequenas.
E se a ideia é trabalhar com todos os tamanhos de empresa, talvez você precise definir mais de um público-alvo e trabalhar diferentes estratégias e abordagens para cada um.
Quantos profissionais serão necessários para executar essas atividades de maneira satisfatória?
Muitas vezes a escolha das atividades que serão realizadas pelo escritório é condicionada à especialização de um ou mais profissionais envolvidos.
Dessa maneira, quanto mais atividades foram realizadas, mais profissionais serão envolvidos no processo – e, claro, mais chances de atender um número maior de empresas e diferentes clientes.
Quanto você tem e quanto dinheiro vai precisar investir?
Tá aí um detalhe bastante importante, pelo menos na fase inicial.
Definir o quanto investir vai auxiliar a tomar todas as decisões anteriores e outras questões importantes sobre o negócio. Uma etapa que os contadores, sem dúvida, não vão ter muita dificuldade.
Responder a estes questionamentos vai auxiliar a definir as características do seu futuro escritório de contabilidade e vai te preparar para uma etapa ainda mais importante: definir seu modelo de negócio.
Vale lembrar que, conforme o modelo de negócio, há a possibilidade que o retorno do valor investido demore algum tempo, por isso, é importante contar com uma reserva para o período.
Passo a passo para abrir um escritório de contabilidade
Comece pelo plano de negócio
Orientar os clientes a criar um plano de negócio é uma recomendação presente nas atividades da maioria dos contadores. E esta regra deve ser executada rigorosamente mesmo pelos mais experientes profissionais que consideram ter tudo “planejado na cabeça”.
Responder às perguntas descritas no tópico acima já é meio caminho andando na construção de um plano de negócios, de modo que será necessário incluir detalhes como criar um diferencial para se destacar entre a concorrência.
O plano de negócios também será importante para definir a necessidade inicial de investimento e para planejar o crescimento da empresa. Na dúvida, o Sebrae possui um Guia Completo sobre como Elaborar um Plano de Negócio.
Pesquisa de mercado
Entre as atividades presentes no plano de negócio está a pesquisa de mercado. Ela é fundamental para entender o que já está sendo feito por aí e o que os clientes podem estar sentindo falta.
Dessa maneira, além de pesquisar por concorrentes diretos e indiretos, escritórios físico e serviços online, converse com empreendedores, tanto do segmento que você deseja atuar, quanto de áreas que não estão ligadas ao seu objetivo principal.
A pesquisa será um fator chave e pode trazer informações decisivas que podem mudar completamente o objetivo do seu escritório de contabilidade.
Padronização de serviços e tarefas
Os serviços e atividades serão os principais motivos pelos quais o seu escritório vai ser conhecido. Dessa maneira, padronizar as atividades é uma forma de garantir que os profissionais contratados desempenhem as tarefas seguindo os mesmos padrões e entregando a mesma qualidade e dedicação para todos os clientes.
Sistema para escritório
Ao contrário dos anos em que contadores precisavam investir muito tempo em atividades burocráticas, atualmente é possível e necessário contar com sistemas para escritórios que automatizam tarefas ao mesmo tempo que melhoram a produtividade e a capacidade de atendimento do escritório.
Sistemas como o FaturÁgil auxiliam diretamente no dia a dia dos profissionais eliminando o tempo gasto com burocracias em sistemas das prefeituras e nas cobranças dos honorários.
Os sistemas fazem isso por meio da gestão de recorrência (honorários mensais), faturamento, cobranças e financeiro, de maneira integrada com o sistema de nota eletrônica.
Também auxiliam o escritório na redução de inadimplência, visto que o sistema envia lembretes de vencimento e notificações de cobranças quando o cliente fica inadimplente, dando mais segurança e credibilidade com a padronização da comunicação entre o escritório e o cliente.
Tudo isso reduz o esforço e o tempo do profissional, oferecendo ao escritório a capacidade de atender mais clientes, de maneira mais ágil, mas sem precisar aumentar o time.
Ou seja, o faturamento também é maior!
Como montar um escritório de contabilidade online?
Todas as atividades de contabilidade citadas acima podem ser realizadas de maneira online.
Para que isso ocorra, o cliente e o contador precisam compartilhar a mesma plataforma online, onde as atividades serão realizadas e onde eles também vão se comunicar.
O serviço de atendimento online tem ficado cada vez mais popular porque oferece mais eficiência e economia para os envolvidos.
Para quem está abrindo um escritório de contabilidade online as vantagens são ainda maiores, de maneira que o proprietário pode reduzir drasticamente o investimento que seria necessário para abrir um espaço físico.
Para que isso seja possível, é necessário investir num sistema que proporcione eficiência para a contabilidade trabalhar online e ferramentas que automatizam as tarefas – proporcionando ganho de tempo.
Outra grande vantagem do atendimento online é que os escritórios podem utilizar de outra maneira a área que antes era destinada ao armazenamento de documentos de papel, ou apenas alugar uma sala menor.
Mais uma grande vantagem é que com os processos sendo realizados online, a necessidade de deslocamento é eliminada, agilizando completamente os serviços.
Quanto custa abrir um escritório de contabilidade?
O valor necessário para abrir um escritório de contabilidade vai variar de acordo com dois principais critérios:
- Se ele será físico ou online.
- De acordo com os serviços que serão prestados e o número de contadores que precisarão ser contratados.
Esses detalhes vão influenciar diretamente na estrutura do escritório, sendo que mesmo no modelo de escritório online será necessário ter uma estrutura de trabalho com mesa, cadeiras, computadores, copa e banheiro.
É claro que a estrutura de um escritório físico vai exigir mais custos, e envolverá recepção, secretária e um ambiente personalizado para receber os clientes. Afinal, a estrutura física será um fator que vai somar nos critérios de profissionalismo e fazer os clientes se sentirem mais seguros e propensos a contratar.
Qual o valor de um contador?
O valor do serviço prestado por um contador vai depender de alguns critérios importantes relacionados ao profissional e também à empresa que está contratando.
Dessa forma, o porte da empresa, a complexidade das atividades a serem realizadas, o faturamento e o número de funcionários serão fatores de grande influência na cobrança do serviço.
Além do mais, o valor cobrado por um contador autônomo poderá ser bem diferente do valor cobrado por um escritório.
Neste sentido, os serviços de contabilidade online também têm preços diferentes e bastante atrativos para os clientes, já que o custo de operação é mais baixo e a possibilidade de escalar, atendendo mais clientes, é maior.
Sendo que o preço final vai ser determinado pela estrutura, qualidade do serviço prestado, experiência da equipe no mercado, pela agilidade que as atividades são realizadas, entre outros fatores que devem ser considerados e levados a sério pelo contratante.
A ideia de abrir um escritório de contabilidade pode ser colocada em prática de várias maneiras, sendo que a internet é uma das principais responsáveis por democratizar as formas como o serviço é prestado.
Para os contadores, isso representa a oportunidade de ampliar o atendimento para empresas que estão muito além dos limites das cidades e do estado, ao mesmo tempo que significa realizar tarefas burocráticas com eficiência e sem necessidade de deslocamento.
Nesse sentido, o uso de tecnologia e sistemas transformou e continua transformando a rotina dos contadores.
Por isso, seja num escritório com atendimento físico ou online, contar com um sistema para escritório será um fator determinante para os novos escritórios que surgirem, trazendo a agilidade que os clientes necessitam, ao mesmo tempo que entrega a autonomia que os contadores querem para atender mais clientes em menos tempo.
