A gestão financeira está entre os principais desafios de qualquer empresa, seja pequena, média ou grande. É uma tarefa considerada bastante onerosa, que exige esforço e atenção, pois qualquer pequeno erro pode comprometer a saúde financeira da empresa.
Normalmente, o responsável pela gestão financeira acumula a responsabilidade de entender de custos, despesas, monitorar os impostos, boletos, manter planilhas atualizadas, entre outras funções fundamentais para a empresa prosperar.
No caso dos MEIs (Microempreendedores Individuais), a pessoa responsável por todas as atividades relacionadas à empresa costuma ser a mesma que é responsável por todos os outros departamentos, fazendo com que os empreendedores sejam expostos ainda mais a situações de estresse e frustração durante a gestão financeira.
No entanto, a solução para este desafio pode ser bastante simples graças à automação financeira.
Essa tecnologia tem transformado tarefas manuais que antes duravam horas em atividades automatizadas que, agora, são processadas rapidamente por um sistema.
O principal benefício disso é a garantia de que a gestão financeira será feita sem falhas e que os empreendedores não vão precisar enfrentar surpresas que geram dor de cabeça, estresse e, às vezes, fazem muitas empresas fecharem as portas.
Então vamos entender o que é automação financeira e por que investir num sistema de automação representa um dos melhores custos benefícios para qualquer empresa.
O que é automação financeira?
A automação financeira tem como principal função tornar automático as atividades que envolvem a movimentação de dinheiro de uma empresa: desde as contas a pagar e receber, até a gestão de cobranças e a emissão de relatórios.
O principal objetivo desse sistema de controle é padronizar os processos financeiros, tornar as atividades de gestão de finanças mais rápidas e eficazes, bem como reduzir falhas e retrabalhos.
Dessa forma, com a automação financeira, atividades rotineiras que antes demandavam investimento de tempo serão feitas de maneira automática.
Algumas delas são:
- Pagamentos
- Gerar nota fiscal
- Gerar boletos
- Identificar títulos
- Baixar e conciliar valores
Junto a eliminação de falhas, a automação financeira também gera economia de tempo para os profissionais que podem se dedicar à parte financeira com foco total na estratégia e no desempenho.
Como funciona a automação financeira?
Primeiramente, é preciso mapear todos os processos que envolvem transações, entrada, saída e movimentações financeiras na empresa, para enfim, avançar para a segunda etapa.
O segundo passo consiste em automatizar o trabalho manual.
Na prática, o que antes era registrado através de planilhas, em trabalhos bem manuais de preenchimento de colunas, células e fórmulas, agora é registrado por meio da inserção de um PDF ou imagem referente aos gastos e recebimentos da empresa.
É a partir desses dados que o sistema centraliza, em um só lugar, todas as informações financeiras. É com esses dados também que o sistema faz o cálculo automático que vai apontar o fluxo de caixa da empresa e gerar relatórios financeiros.
Outro benefício da automação financeira é que normalmente o sistema permite a integração com outros sistemas e recursos, facilitando ainda mais as atividades relacionadas à parte financeira.
Como implementar a automação financeira?
Parte fundamental da automação financeira é entender onde estão as principais dores da equipe junto aos funcionários.
Inclusive, é primordial envolver os funcionários nesse processo de mapeamento e de implementação, pois eles têm o conhecimento sobre todos os processos. Além do mais, eles terão suas rotinas bastante impactadas pela mudança.
Mais do que garantir que todos estejam cientes sobre a nova plataforma, é necessário apresentar a solução, realizar treinamentos (se for o caso) e definir como será o processo de execução das atividades dali em diante.
Benefícios da automação financeira
Já falamos como criar uma planilha do zero, com as configurações e fórmulas personalizadas para a necessidade da empresa e mantê-la atualizada diariamente exige um esforço mental grande do responsável.
Um esforço que, além de ocupar o tempo produtivo do colaborador ou do próprio empreendedor, faz com que ao fim da atividade, o responsável esteja mentalmente exausto e sem disposição para se dedicar às áreas mais estratégicas.
É por isso que a automação financeira traz tantos benefícios e representa uma evolução nos processos de empresas, independente do porte.
Para você entender melhor, abaixo nós listamos 5 benefícios principais da automação financeira para as empresas:
1) Redução de custos e de esforços
O trabalho manual e bastante minucioso do setor financeiro exige um número maior de profissionais e toma tempo excessivo do colaborador/empreendedor.
Dessa forma, a automação financeira possibilita repensar tanto o esforço dedicado a estas funções, quanto a realização de ajustes no quadro de funcionários, pois possibilita redirecionar as funções de acordo com a necessidade, o perfil e preferência do funcionário.
Para o empreendedor que trabalha sozinho, esses ganhos de tempo são ainda mais valiosos, pois significa que ele realmente pode se dedicar às áreas que de fato estão relacionadas ao negócio, como criação e desenvolvimento de produtos, atendimento, vendas.
2) Mais objetividade na tomada de decisão
A automação possibilita ainda ter informações financeiras atualizadas em tempo real. O que é decisivo para que empreendedores, gestores e administradores possam tomar decisões mais assertivas, mesmo em situações de urgência.
3) Mais controle sobre os processos
Outro benefício é o ganho de eficiência.
Normalmente, o próprio sistema permite criar relatórios personalizados de acordo com a pauta, o que elimina a necessidade de solicitar ajuda dos colaboradores para preparar relatórios para as reuniões.
Para isso, basta apenas selecionar as parametrizações e informações que deverão estar presentes no relatório que vai ser gerado.
4) Redução de erros
As planilhas podem ser ferramentas bastante eficazes, no entanto, por serem manualmente preenchidas, estão sujeitas a falhas humanas que podem ser potencialmente graves para qualquer empresa.
Um número errado ou fora do lugar pode indicar furos no caixa ou apontar cenários financeiros que não estão de acordo com a realidade da empresa.
Além do esforço e estresse necessário para encontrar o erro, diante de situações de urgência, números errados podem levar a tomadas de decisão equivocadas.
Outro fator de segurança proporcionado pela automação financeira é a eliminação do risco de perder planilhas ou dados por falhas no computador ou pela exclusão acidental que obriga a equipe a refazer anotações.
5) Facilidade de comunicação entre times
O sistema de automação colabora ainda para a melhora na comunicação da equipe.
Com os lançamentos sendo gerados de forma automática e os usuários sendo identificados a partir do login, é possível identificar e resolver dúvidas imediatamente a fim de solucionar problemas e encontrar soluções.
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Quando trocar as planilhas por um sistema de automação financeira?
Ninguém melhor que os próprios empreendedores ou responsáveis pelo setor para responder a esta pergunta.
No entanto, é fundamental entender os objetivos e propósitos da automação antes de definir o “melhor momento”.
O ganho de tempo proporcionado pela tecnologia é o que tem permitido que negócios, de todos os tamanhos, invistam mais tempo e energia no desenvolvimento de novos serviços, produtos e modelos de negócio que permitem agregar mais valor às atividades de atuação da empresa.
Dessa forma, o melhor momento para trocar as planilhas por um sistema de automação financeira é sempre que a empresa estiver preparada para evoluir, ter mais segurança na gestão financeira e desejar focar em estratégias para melhorar os resultados.
